合同管理——从COSWIN未充分利用的系统功能中获得快速收益

  在线调查显示，我们的客户们对于COSWIN系统使用的技术类文章有着浓厚的兴趣。因此，从本期开始，我们将针对COSWIN鲜为人知的系统功能发布一系列专题文章，从而使客户具备独立配置系统的能力，并从中获得快速收益。

  从简单的质保合同管理（提示用户设备仍在保修期内）到复杂的服务级别协议，用户均能在标准的COSWIN系统中详细记录、管理和跟进所有分包商的活动情况。合同管理功能对于经常与服务供应商打交道的物业行业用户（详见本月“案例分享”——长城物业集团）来说并不陌生。本期我们将会针对合同管理的一些简单的使用技巧进行介绍。

  COSWIN合同管理的原理

  Coswin可以为设备或者设备组建立合同。针对某一设备或设备组所创建的工作会被记录到相同的合同中。合同下的所有工作成本都会被监督并统计总额，以此用来和预算做比较。同时，合同下已完成的工单可以开具发票。

  简化合同管理的使用

  对于信息系统来说，简单的应用往往能带来较好的收益。系统的可用性对于企业来说至关重要，长期有效的系统使用能帮助企业建立起可靠的数据基础，并能实现有价值的分析工作。合同管理的易用性与用户的日常业务有着密切的关联，接下来就介绍一下使用COSWIN合同管理的一些实用功能：

  质保合同及其他服务协议管理

  设备是否仍然在保修期内？厂房、装置或某特殊设备目前是否签订过任何外包合同？合同是否有详细的有效期、供应商、联系人及其他信息？

  只要合同包含了上述基本信息，可以轻松地在COSWIN合同库中进行创建。COSWIN合同库是包括了服务供应商及合同（开放性订单合同或年度合同）的详细信息，且能与资产进行关联的合同数据库。实际发生的合同可以附以电子文档的形式或附上书面的合同编号。如果此类数据已经存在，喜科可以使用Clic-Clac数据迁移工具帮助用户将数据直接导入到COSWIN中。

  此外，通过创建合同项目列表（备件或服务，例如：工作），合同可以与相关的工单进行关联，以便进行成本控制。当然，与合同相关的所有内容都可以在COSWIN中进行管理，但也因此增加工作流的复杂性。

  拥有一个简单的、实时更新的且关联资产的合同库的好处是：通过邮件插件，系统会在合同到期之前自动提示用户（以免在设备出现故障时才发现合同已超过时效），而用户也能通过工单了解当下的设备合同是否有效。根据以往经验，由于现有合同无法得到充分利用，会导致企业成本的不必要增加。此外，通过使用信息完善的合同库，用户可快速找到协议与合同的详细情况，不但大大减少了与采购部门的沟通时间，而且能大幅提升工作效率。系统可对供应商的绩效进行评估分析，并针对所选供应商提供的所有设备 导出标准报表。

  分包商资源管理

  COSWIN中所有的标准资源均可用于外部，如可分配至工单以及计划安排（员工、工具等）。为避免重复计算（所有成本已经涵盖在合同中），这些资源会被定义为外部资源。由于大部分客户不会真正地在COSWIN中进行资源成本管理（除采购物品），因此这不会对系统造成很大的影响。

  合同管理的益处在安排项目计划时尤为凸显，如那些由分包商完成大部分工作的大型改造工作：COSWIN可对分包商进行资源评估，并以此作为选择分包商的基础依据。而随后分包商的执行工作也能在COSWIN中进行管理。

  实现与分包商的良好沟通

  一般来说，分包商不会使用COSWIN或者其他先进的维护管理系统。而事实证明，COSWIN可作为简单而又强大的工作平台来加强业主与外部分包商的交流和沟通，从而确保了供需双方的沟通畅通。尽管与合同管理功能没有直接联系，但业主通过使用COSWIN的确能更好地对分包商进行管理。

  在COSWIN中，维护计划可以以Ms Project（或P3）的格式导出。不像其他的维护管理系统将Ms Project作为一个计划安排的工具，COSWIN有其自有的专为维护计划（相对于项目计划）所设计的计划工具。由于大部分用户可以阅读mpp文件，所以Ms Project接口可以看作是主要的交流工具。具体过程如下：业主在COSWIN中安排了一个停运计划，这是一个典型的基于用户需求（包括工作、持续时间、内部资源和可用工具）的高级计划。然后，该计划会导入Ms Project，并以e-mail的形式发送到各个相关的分包商，以便其研究、完善和修改其各自所负责的工作。随后，分包商再将更新后的文件以e-mail的形式发送回业主方，由业主将数据导入进COSWIN中，以此确保计划在各个相关角色之间进行及时更新。

  在管理分包商时，也可以使用COSWIN的自动生成邮件和其他提示信息来确保与外部组织(非COSWIN用户)的有效沟通。例如：系统自动用邮件将HVAC工作申请发送给HVAC分包商，并在月末将COSWIN评估报告也通过自动邮件的方式发送给分包商。当处理一些非重要的事情时，客户也可使用自动传真代替邮件与供应商进行进行交流。

  合同管理的高级应用

  通过客户自行对系统进行配置，除上述内容外，COSWIN还能提供更强大的功能范围。大型业主能选择让其分包商通过一个特殊的网络协议直接接入到COSWIN平台（COSWIN能为他们设置一个专门的用户组、图形化界面和特殊屏幕等）。根据每个分包商工作范围的不同，系统会限制其接入平台后所看到的信息，如只能看到自己的工单列表、合同列表和所管理的设备列表等。

  例如：分包商接收到新工单（如需要可以通过邮件提示），在对日期和所需资源进行确认后，可向业主提供报价（如果需要的话）及相关图纸、工作报告和发票等。对于大型的业主而言，这样的功能可以在监管和交流方面带来很多便利。现在，喜科的众多大型多站点客户都以这种方式与其分包商们进行工作。

  尽管熟悉COSWIN的用户可以对这项功能进行自行配置，但我们仍然建议让经验丰富的喜科工程师来执行设置，以免出现更多问题。

  总结：现在就从COSWIN中获得快速收益

  我们希望通过本文能够让您对COSWIN合同管理功能有更多的了解。现在，您就可以轻松地创建一个包括保修期限和重要服务协议的合同数据库。在配置邮件插件后，系统不但可以自动提醒合同需要续订的时间，而且在发生重要事件时，还能通知相关合同供应商进行跟进。在实施其他复杂功能前，如此简单的COSWIN配置就能优化企业的合同管理工作，从而使您受益更多。

标签： CMMS、合同管理